“Een dagelijkse back-up van mijn Office 365 omgeving maakt Microsoft toch al?” Deze opmerking horen wij vaak. Toch is het maar gedeeltelijk waar. Lees in dit blog waarom wij adviseren dagelijks een back-up maken van jouw Office 365 omgeving.
Dagelijks een back-up van Office 365
Veel Office 365 gebruikers gaan er onterecht vanuit dat Microsoft een back-up van alle data op jouw Office 365 omgeving staat. Toch wordt niet alle data eindeloos door Microsoft bewaard. wil je ervan verzekerd zijn altijd en over al jouw bedrijfsdata te kunnen beschikken? Laat dan een dagelijkse externe back-up maken door een derde partij.
Hier bewaart Microsoft jouw data
Microsoft zegt gegevens op te slaan in verschillende regionale gebieden. zo staat er in Middenmeer een groot datacenter waar Microsoft data beheert. Jouw data staat op hetzelfde platform opgeslagen als de back-up. Is er op dat platform een probleem, dan geldt dat dus ook voor de back-up en kan dus verlies van data betekenen.
Bewaartermijn gegevens door Microsoft
De gegevens in de Outlook-prullenbak blijven 30 dagen beschikbaar, daarna wordt de data definitief verwijderd.
Is het account van een oud-medewekerer op inactief gezet, dan worden ook deze gegevens beperkt bewaard. Na deze termijn zijn ze niet meer toegankelijk.
Een uit Sharepoint of OneDrive verwijderd document staat in de prullenbak beschikbaar tot deze definitief wordt geleegd. Sommige prullenbakken worden automatisch geleegd na 30 dagen. De data is dan niet meer eenvoudig terug te halen.
Mocht je slachtoffer worden van cybercrime en heb je geen toegang meer tot je bestanden? zonder externe back-up kun je slechts de bestanden terughalen die niet ouder zijn dan 90 dagen. Microsoft hanteert namelijk een bewaartermijn van 30 tot 90 dagen.
Met een back-up van een derde partij kan ook eenvoudig een map, bestand of andere data worden teruggezet, zelfs terugzetten naar een bepaald tijdstip is mogelijk.
Een sterke back-up methode is het opslaan van data op verschillende locaties. Dit kan in de cloud, maar een off-site back-up is ook zeker aan te raden.
Hoe voorkom je dataverlies bij een datalek?
Datalekken zijn dagelijkse kost. Lang niet alle bedrijven hebben zich voldoende beschermd tegen cybercriminaliteit. Met de standaard beveiliging voor Microsoft 365 producten loop je een groot risico slachtoffer te worden van dataverlies bij een digitale aanval, zoals phishing of een virus.
Er zijn verschillende maatregelen die je kan treffen om jouw bedrijf beter te beschermen tegen cybercriminaliteit. Een eerste, belangrijke stap is het maken van een externe back-up. Denk maar eens aan alle data die je kwijt kan raken als je slachtoffer wordt van ransomware, waarbij jouw data pas weer vrijkomt na betaling van een som geld. De schade loopt dan al snel op: van productieprocessen die stil komen te staan tot complete bedrijfssluiting.
Ons advies
Kies voor zekerheid en maak dagelijks een back-up van jouw bedrijfsdata. Zo weet je zeker dat je voldoet aan alle wettelijke eisen op het gebied van data. Om gegevensverlies door een ransomware-aanval te voorkomen, kies je voor een back-up gemaakt door een derde partij.
Meer informatie over de beste back-up oplossing voor jouw organisatie? Neem gerust eens vrijblijvend contact op!
