Thuiswerken zorgt voor een andere manier van omgaan met je collega’s en productiviteit. 

Online vergaderen met Teams is momenteel een belangrijk onderdeel binnen een organisatie. Deelnemers kunnen vanaf verschillende locaties online deelnemen aan hetzelfde gesprek. Een prachtige oplossing, maar online vergaderen brengt ook wat uitdagingen met zich mee.  

Hierbij wat tips voor efficiënt online vergaderen met Teams

Het technische gedeelte: 

• Stabiel, goed werkend internet 
• Gebruik een headset 
• Zorg dat iedere deelnemer op een eigen apparaat deelneemt 
• Test je microfoon voordat je begint aan de vergadering 
• Iedere deelnemer zet zijn camera aan 
• Zorg dat je op tijd klaar zit en bent ingelogd op de meeting 

Wil je dat online vergaderen met Teams een toevoeging wordt binnen je organisatie? Stel gezamenlijk wat omgangsvormen op. Als iedereen zich hieraan kan houden werkt dit prettiger en efficiënter. 

• Ook non-verbale communicatie is van belang bij online vergaderen. Zet dus altijd allemaal je camera aan. 
• Zet jezelf op mute als je niet aan het woord bent. Binnen Microsoft Teams doe je dit eenvoudig door het icoontje aan te klikken of de sneltoets CTR+Shft+M in te toetsen. 
• Wil je iets zeggen, steek dan je hand op en wacht tot jou het woord wordt gegeven. 

• Ben je het ergens mee eens? Steek je duim omhoog. Oneens? Steek dan je duim omlaag. 
• Geen eten of drinken tijdens het vergaderen. Het klinkt niet alleen onprettig, het ziet er ook niet appetijtelijk uit op beeld. 
• Overige apparaten, zoals je mobiel, op stil zetten. 
• Houd je aandacht bij de meeting, doe geen andere dingen, ook als niet aan het woord bent. 

• Zorg voor een rustige omgeving, waar je, bij voorkeur, alleen aanwezig bent of niet wordt gestoord.  
• Zorg voor een representatief uiterlijk, ga niet in je badjas voor de camera zitten, ook al werk je vanuit huis. 
• Lastig aan online vergaderen is vaak de vertraging in de verbinding. Wees geduldig en wacht op je beurt tot je wat kan zeggen.  
• Zorg voor een vragenronde zodat iedereen aan het woord komt. Mensen zijn vaak wat terughoudend om te spreken tijdens online vergaderen. 
• Zorg voor een van tevoren vastgestelde agenda en probeer een online meeting niet te lang te laten duren. 

Al met al zijn het redelijk vanzelfsprekende zaken, maar kan het nooit kwaad dit eens onder de aandacht te brengen binnen jouw organisatie. Je zult merken dat deze omgangsvormen een positieve bijdrage kunnen leveren aan online vergaderen.