Met uw keuze voor het SLIM-concept of klassiek beheer van Office IT schat u als geen ander de waarde van uw (bedrijfs)gegevens goed in. U neemt hiermee de beslissing om uw gegevens buiten uw eigen kantooromgeving op te slaan. Dit is voor alle ondernemers een grote stap.

Vertrouwen

Vertouwen is belangrijk bij het nemen van deze stap. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor uw bank. U vertrouwt erop dat uw geld veilig bewaard wordt en dat de medewerkers geen ongeautoriseerde toegang tot uw financiële gegevens hebben.

Toch gebruikt de bank deze gegevens, bijvoorbeeld om u bepaalde producten aan te bieden. Heeft u een flink tegoed opgebouwd, dan ontvangt u folders over spaar- en beleggingsmogelijkheden. Gaat het financieel minder goed, dan krijgt u informatie over krediet.

Net zoals u uw bank het vertrouwen heeft gegeven, zult u dit ook bij ons moeten doen. Voor de installatie, het onderhoud en (eventuele) storingen is het immers noodzakelijk dat wij toegang hebben tot uw (virtuele) netwerkomgeving. Dit kan betekenen dat wij ook toegang hebben tot uw vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Beveiliging van uw gegevens

U kunt de toegang tot uw informatie op een aantal manieren beveiligen. Maakt u gebruik van een administratief programma, dan kan dat alleen gebruikt worden als er wordt ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Hebben wij niet de beschikking tot deze gegevens, dan kunnen wij geen gebruik maken van uw programma.

Ook kunt u een Word- of Excel-bestand met een wachtwoord beveiligen. Op deze manier kan het document alleen worden geopend door degenen die het wachtwoord kennen. Zo zijn er verschillende manieren waarop u uw gegevens kunt beschermen. Onze consultants bespreken graag met u de mogelijkheden.

Desondanks blijft het mogelijk dat wij toegang hebben tot uw niet-beveiligde gegevens. U zult moeten vertrouwen in onze professionaliteit. Dit doet u natuurlijk niet zonder een aantal zekerheden.

Gedragsregels omgang gegevens klanten

• wij informeren klanten zo goed mogelijk over de verschillende manieren om de gegevens te beveiligen en ondersteunen bij de invoering hiervan.
• toegang tot de gegevensgebieden van de (virtuele) server is alleen mogelijk voor senior-medewerkers van Office IT. Op (bewezen) ongeautoriseerd toegang verschaffen of gebruik van de gegevens staat als sanctie ontslag.
• alle Office IT-medewerkers werken onder een ‘non-disclosure’-verklaring. Dit betekent dat informatie die in het kader van reguliere werkzaamheden wordt opgedaan als vertrouwelijk wordt beschouwd en niet wordt gedeeld met Office IT collega’s en anderen*.
• het interne toegangsbeheer is bij Office IT belegd op directieniveau.
• mocht u toch vermoeden dat er – op wat voor wijze dan ook – gebruik of misbruik wordt gemaakt van uw bedrijfsgegevens, dan werken wij mee aan een onderzoek door een derde partij. Deze derde partij moet zowel door u als door ons ter zake kundig worden geacht.

* het Nederlandse recht gaat boven de afspraken in de ‘non-disclosure’-verklaring.