De zomer is begonnen en de vakantieperiode breekt aan. Heerlijk! Even rust. Weg van alle dagelijkse beslommeringen. Heb je alles ingepakt? Paspoort nog geldig? Er zijn genoeg zaken waar je aan moet denken als je op vakantie gaat. Ook op jouw werkplek moet je enkele voorbereidingen treffen voordat je zorgeloos vakantie kan gaan vieren. In dit blog geven wij je enkele tips!
Tot over een paar weken!
Je hebt er zin in! Een paar weken vrije tijd. Alleen maar doen waar je zin in hebt. Er zijn wel een paar zaken die je aandacht behoeven voordat je vertrekt. Het is belangrijk om je werkplek zo georganiseerd mogelijk achter te laten. Dit is prettig voor je collega, die misschien werkzaamheden voor je waarneemt, en voor jezelf. Terugkomen in een chaos is niet echt fijn. Dus: ruim je bureau op, werk alle achterstallige kleine klusjes weg. Zorg voor een duidelijke overdracht naar je collega. En leg de benodigde zaken overzichtelijk klaar op je bureau.
E-mails tijdens je vakantie: neemt je collega waar? Of stel je een automatisch bericht in?
Afwezigheidsbericht instellen binnen Outlook
Ga je op vakantie en check je je mail niet? Stel dan een afwezigheidsbericht in. Zet in het automatische bericht de periode van afwezigheid en wat er wel of niet wordt gedaan met de mail die is gestuurd. De persoon die jou een mail stuurt ontvangt dan dit automatische bericht.
Hoe stel ik een afwezigheidsbericht in?
In Outlook 2019 kunt je dit automatische bericht als volgt instellen:
- Klik op Bestand > Automatische antwoorden.
- Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
- Kies Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden.
- Kies de datums en tijden waarvoor je een automatisch bericht wil instellen.
- Typ een bericht.
Selecteer OK.
Opmerking: Als je een automatisch antwoord wil instellen voor contactpersonen buiten je bedrijf, selecteer je buiten mijn bedrijf > Berichten van personen buiten mijn organisatie automatisch beantwoorden, typ je een bericht en selecteer je OK.
Wordt je email opgevolgd door je collega? Zorg er dan voor dat deze toegang heeft tot jouw mailbox.
Telefonische bereikbaarheid tijdens je vakantie.
Doorschakelen? Of juist niet.
Tijdens je vakantie ben je liever niet bezig met het beantwoorden van zakelijke telefoontjes. Maar je wilt ook niet dat iemand “geen gehoor” krijgt.
Het kan natuurlijk ook dat je juist wel telefonisch bereikbaar wil zijn. Met VoIP telefonie-oplossing kun je telefoonnummers eenvoudig laten doorverbinden naar ieder gewenst nummer. Het zakelijke nummer laten doorschakelen naar je mobiele telefoon? Geen probleem. Een bericht waarin wordt aangegeven dat je gesloten bent wegens vakantie? Kan ook. Er zijn tal van mogelijkheden.
Monitoring en koeling van je apparatuur tijdens je vakantie
Ook tijdens jouw vakantie staat er vaak apparatuur te draaien. Bijvoorbeeld in een serverruimte. Deze ruimte moet goed worden gekoeld. Zeker tijdens de vakantieperiode waarin de temperaturen vaak hoger zijn. Het kan verregaande consequenties hebben als je server er door slechte koeling ineens mee stopt. Of wat dacht je van internetapparatuur die niet meer goed functioneert. Het is wel zo fijn dat al je apparatuur nog werkt wanneer je terugkomt van vakantie.
Enkele aandachtspunten
- Zorg ervoor dat serverruimtes of andere technische ruimtes in je bedrijfspand voldoende worden gekoeld. Bijvoorbeeld door middel van airco.
- Als je op vakantie gaat, zorg er dan voor dat overbodige apparatuur uit staat.
- Heb je een onderhoudscontract bij je IT-leverancier? Breng deze op de hoogte van je vakantie. Zo kan hij een extra oogje in het zeil houden.
- Zorg ervoor dat er, in geval van storingen, een contactpersoon bekend is die toegang kan verschaffen aan een techneut.
Wil je zorgeloos op vakantie, maar ben je bang dat je iets over het hoofd ziet? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact op.
Alvast een fijne vakantie toegewenst!
