Office IT, gevestigd aan de Smidsstraat 21, 8601 WB Sneek is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

www.officeit.nl

Smidsstraat 21
8601 WB Sneek
+31-88-6334336

Marcel van der Vlies is de Compliance Officer van Office IT. 
Hij is te bereiken via compliance@officeit.nl 

Doeleinden verwerking

Wij als Office IT verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van onze (financiële) administratie, ons CRM- en ticketsysteem voor incidenten en wijzigingen en voor markt analyse. Wij houden ons daarbij aan de privacywetgeving. 

In deze privacy verklaring leggen we uit wat we doen met uw gegevens en wat uw rechten en plichten zijn.

Wettelijke grondslag verwerking

Office IT verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen: 

• De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de verkoopovereenkomst tussen u en Office IT.
• De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor het nakomen van de wettelijke verplichting die Office IT heeft tot het voeren van een goede (financiële) administratie.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Office IT verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij zouden kunnen verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch

Naast de verplicht te verstrekken gegevens kunnen aanvullende gegevens in de genoemde systemen verwerkt worden, waaronder NAW gegevens van meerdere contactpersonen of afdelingen van uw bedrijf en persoonsgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) bij uw bedrijf.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. 

Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. 

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via compliance@officeit.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Geheimhouding

Medewerkers van Office IT hebben een strikte geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie die bedoeld of onbedoeld met betrekking tot uw bedrijf is verkregen of inzichtelijk is geworden. Deze geheimhouding geldt ook onverminderd voor onze leveranciers. 

Printen van persoonsgegevens 

Elke uitdraai waarop uw persoonsgegevens zichtbaar is, zal niet worden bewaard en na gebruik direct worden vernietigd.

In beginsel zal Office IT geen persoonsgegevens printen. Office IT hanteert het principe van digitaal werken.

Verwerking buiten de EU

Office IT verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op systemen binnen de EU. Mocht Office IT, om wat voor reden dan ook, uw persoonsgegevens buiten de EU opslaan, dan wordt u hier eerst expliciet om toestemming gevraagd voordat deze gegevens buiten de EU worden verwerkt.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Office IT verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van uw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren – U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken

Office IT verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

Office IT neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Office IT) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Office IT bewaart uw persoonsgegevens alleen zolang het nodig is, maar nooit langer dan 7 jaar, om de doelen te bereiken waarvoor ze zijn verzameld. 

Delen van persoonsgegevens met derden

Office IT verstrekt uw gegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Office IT.

Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een schriftelijk verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u bezitten, in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar compliance@officeit.nl 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Office IT neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of met onze Compliance Officer via bovengenoemde contactgegevens.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Office IT, neem dan contact op met onze Compliance Officer via bovengenoemde contactgegevens.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons